Sortir d’Excel sans chaos — fondations et ONG qui grandissent
Bases partagées, droits d’accès, automatisations légères — pour que la connaissance ne vive plus dans un seul fichier.
Bases partagées, droits d’accès, automatisations légères — pour que la connaissance ne vive plus dans un seul fichier.
Le problème n’est pas Excel en soi. C’est la version « finale_v7_vraiment.xlsx » sur un bureau, les macros que personne ne comprend, et l’angoisse quand la personne clé part en congé.
Un fichier bénévoles partagé par e-mail concentre deux coûts mesurés ailleurs : chercher la « bonne » version, et traiter les messages de synchro. Le McKinsey Global Institute (The social economy, 2012) estime environ 20 % du temps passé à chercher de l’information interne et près de 28 % sur l’e-mail — des ordres de grandeur qui collent au quotidien d’une fondation qui grandit sans base partagée.
Parce qu’un grand bang vers un ERP associative échoue souvent. On migre d’abord le fichier qui bloque le plus (bénévoles, projets, subventions), avec des droits clairs.
Exemple bureau : la liste des demandes de subvention reste dans Excel le temps d’un pilote ; les contacts donateurs passent en liste SharePoint (ou Airtable / Timetonic) avec droits par rôle. Power Automate peut ensuite notifier Teams quand une ligne change de statut — sans tout reconstruire.
On priorise les fichiers multi-auteurs, critiques, et déjà cassés au moins une fois.
McKinsey évoque des gains de productivité collaborative de l’ordre de 20 à 25 % quand l’information devient collective plutôt que personnelle. Pour une fondation, le premier gain visible est souvent plus simple : tout le monde ouvre la même vue.
On importe propre, on fixe les champs, on forme, puis on coupe l’écriture sur l’ancien fichier.
Nous avons vu des équipes garder « au cas où » l’Excel en écriture parallèle : en deux semaines, les données divergent. La règle Romandee : Excel en lecture seule dès le double run, sinon le pilote ne prouve rien.
On connaît les budgets et la gouvernance des fondations / ONG : pas de projet 18 mois pour 3 fichiers. Exécution pragmatique, données maîtrisées.
Un intégrateur qui propose d’abord un catalogue de modules rate souvent le vrai sujet : qui a le droit d’éditer la liste des bénéficiaires.
Avec une base collaborative et une convention de nommage claire, la réduction du temps de recherche peut aller jusqu’à environ 35 % (ordre de grandeur McKinsey Global Institute pour les outils sociaux / knowledge). Sur un reporting trimestriel, c’est souvent une soirée de stress en moins.
Le premier succès visible est souvent : « tout le monde regarde la même vue » et les erreurs de version disparaissent. Les automatisations viennent ensuite.
Pour aller plus loin : pour enchaîner formulaires et validations sans Excel, voir Microsoft 365 & Power Automate pour équipes corporate. Pour l’admin de direction autour des CR et dossiers, voir Automatisation admin pour équipes de direction.
