Quel est le vrai problème Excel dans une fondation qui grandit ?
Le problème n’est pas Excel en soi. C’est la version « finale_v7_vraiment.xlsx » sur un bureau, les macros que personne ne comprend, et l’angoisse quand la personne clé part en congé.
Pourquoi migrer par îlots plutôt que « tout refaire » ?
Parce qu’un grand bang vers un ERP associative échoue souvent. On migre d’abord le fichier qui bloque le plus (bénévoles, projets, subventions), avec des droits clairs.
Comment choisir quoi migrer en premier ?
On priorise les fichiers multi-auteurs, critiques, et déjà cassés au moins une fois.
- Nombre d’éditeurs — > 2 personnes = candidat.
- Risque d’erreur — paiements, bénéficiaires, reporting conseil.
- Fréquence — mis à jour chaque semaine.
- Dépendances — mails / formulaires qui alimentent le fichier.
- Pilote 1 mois — ancien Excel en lecture seule pendant la transition.
Comment migrer un fichier bénévoles sans perdre l’historique ?
On importe propre, on fixe les champs, on forme, puis on coupe l’écriture sur l’ancien fichier.
- Nettoyer — doublons, colonnes fantômes, formats dates.
- Modèle de données simple — contact, rôle, disponibilité, consentement.
- Outil — Airtable, Notion, SharePoint list, Timetonic… selon votre écosystème.
- Droits — qui voit quoi (RGPD / nLPD).
- Double run 2–4 semaines — puis Excel archivé.
Que livre Romandee concrètement ?
- Cartographie des Excel critiques
- Choix d’outil collaboratif dimensionné
- Migration + droits + vues (ops / direction)
- Automatisations légères (formulaires → base)
- Formation équipe et documentation courte
En quoi Romandee est mieux positionné qu’un intégrateur « grand compte » ?
On connaît les budgets et la gouvernance des fondations / ONG : pas de projet 18 mois pour 3 fichiers. Exécution pragmatique, données maîtrisées.
Quels gains pour la direction ?
- Continuité si une personne clé s’absente
- Reporting plus fiable au conseil
- Moins de temps perdu à « retrouver la bonne version »
Quels écueils faut-il regarder ?
- Recréer Excel dans l’outil — 80 colonnes inutiles
- Trop d’outils d’un coup
- Ignorer les consentements sur les listes de personnes
Quels résultats typiques ?
Le premier succès visible est souvent : « tout le monde regarde la même vue » et les erreurs de version disparaissent. Les automatisations viennent ensuite.
